- 作者：啄木鸟财税
- 发表时间：2018-03-23
如果单位没有公务用车，意思就是公司的资产上没有车辆。
那么
单位来了客人，让员工开自己的车去接一下，这个费用怎么出？ 老板有个车一直放公司，对员工说，你们要办事就都开这个车去，老板的车很多，这个车就一直放公司大家用了。那车辆发生的费用怎么出？ 员工自己的车平时都是自己使用，平时为单位市内办事，市外短途出差开了自己的车，这个费用怎么出？ ……
以上问题，我相信大部分公司都能遇到。特别是目前很多国企公务用车都改革了，单位基本只保留了仅有的几辆供接待客人使用的公务车，其他的员工办事基本没有公车使用，那这种问题就越发凸显出来了。
我们来看看常见的操作方式！
以交通补贴的方式处理
公务员公车改革后，就是按照级别给不同级别的人发放不同金额的车辆补贴，当然这部分补贴就是工资薪金的组成部分，同一级别的人每个月补贴金额是一致的，那么有了这个津贴，你平时办事这些就不再单独报销任何费用。
这是一个好办法，一方面不需要发票报销「当然也有采取用发票报销方式领取补贴」，但不管你是现金方式还是报销方式向职工支付的收入，均应该视为个人取得公务用车补贴收入，按照工资薪金计算缴纳个人所得税。
另一方面，标准固定，方便核算和管理。单位人人有份，统一发放的补贴计入工资计税也没有税务风险。但是这里面有个问题，就是有失公平。
补贴发放只考虑的级别差异，但是同一级别的人由于工作性质不一样，出门办事的频率肯定不一样，有些人可能一个月也难得出门一次，而有些人可能天天跑，这种公平性就有欠缺。
有些国企也参照这种方式，按照级别发车辆补贴，但是也同样存在公平性的问题，比如同样财务部，跑税的岗位和费用报销岗位的车补一样，你觉得公平吗？
当然也有企业为了公平合理，按照工作性质也额外加了一个岗位额外补贴「特殊岗位多发点」，来平衡这种差异，这样做的话就更合理了。
但是，你考虑的再周全也有临时额外任务的发生，固定的补贴永远考虑不到临时任务。
这种情况下也好办，那就是单位在每个月度薪酬考核时候，可以加入出车单制度，员工对自己额外非岗位本职工作的临时出车事项以及里程「这个需要公司以制度方式定下来，主要要包括里程的补贴金额」以填写出车单方式提出补贴申请。
经过审核「这个审核流程就看公司具体的管理要求」后增加到每个月工资里面。这点有点类似加班费，多加班了就多报点。
好了，以上就是一种做法，采取车辆补贴方式来处理。
核算简单，可以不需要发票直接发放，标准统一，企业容易计算和管理。 全部计入员工个人工资，对于用车多的人来说，个人所得税负担重，形成我出去办事多，我申请的补贴就多，补贴的金额如果在刚好能弥补了我的车辆费用外就没什么盈余了的话，我拿的多反而我的个人所得税扣多，最后算下来我还亏了，干的多拿的少的现象又出现了。这比较要命！
建立报销制度
据实报销方式
好了，我们再来看私车公用的其他处理方式，很多单位不想把这个当成一个人人都按标准享有的补贴来发，他们觉得，我员工自己开车为公司办事，事项合情合理，发生的费用就应该报销。
这个说法，我觉得，没毛病！该不该？该！
为什么没有问题？很简单，《基本准则》第十六条规定企业应当按照交易或者事项的经济实质进行会计确认、计量和报告，不应仅以交易或者事项的法律形式为依据；第三十三条规定费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。
我私车公用发生的费用完全是满足会计准则费用定义的要求，是企业日常活动中发生的与企业生产经营相关的费用，我按照经济实质进行会计确认，计量和报告，没有任何问题！如果你不入账反而不能反映企业真实业务，那才是隐匿费用，会计信息失真的表现。
会计有《准则》，还得制定报销凭制度。《准则》是个方向，具体企业管理中还得在准则的框架下建立符合企业经营管理的财务报销制度，这样大家都以统一的标准来进行报销核算，在业务真实性考察上才更符合内部控制和管理要求。
没有规矩就不成方圆，如果这个人报销是这个标准，其他人又是另外一个标准，那对于费用真实性问题就存在漏洞，也会导致会计信息失真。
所以，建立制度是关键！
可以单独制度一个私车公用报销制度，也可以在公司差旅费报销制度下加入私车公用的规定。
制度其实主要规定报销流程和报销相关单据，当然私车公用涉及员工安全问题我觉得也很有必要规定一下。
报销流程和单据就是具体怎么做？填写那些单据，准备那些票据？
包括出差前出车申请单「出差时间、出差地点、出差事由等」，出差完成后的出差总结报告，出差人员需要提供的报销表格式「包括实际出差天数、发生的实际费用等」
具体出差过程中的过路费、停车费等费用可以凭票填写报销单，油费这块处理主要可以采用里程数来报销，比如制度里面规定主要的出差地点，一般长途出差公司不会允许自己开车的，都是省内出差，所以把省内主要的市州公里数以制度的方式固定下来，实际出差就按照制度规定的里程采取每公里定额报销多少钱的方式计算。
制度建立好后，就按照制度执行，报销后直接计入差旅费。
关键的涉税方面嘛，大家感觉更关心，其实我们会计首先还是要关心的准则对核算的要求，税务的东西也重要，但是不是做账的主导。
可能税法现在真的太严格了，所以大部分会计看问题很多时候都没从会计核算角度看问题，首先就是税法满足条件不，感觉就是只要税法允许，我就能报销，其实这根本就是两回事。
我们在日常核算中肯定是先考虑会计制度要求，税法的合规性要求我们也必须审视，报销制度如果和税法规定有差异，要么你就调整制度，要不你就进行纳税调整。
正常情况下，我们都不想进行筹划，既满足核算要求，又不多交税，所以会计制度制定完后，我们就要看看税法上符合要求不，然后再反过来调整制度，让其满足税会双要求。
税务上，关于发票，这种报销涉及发票有通行费发票、加油票、停车票。制度应该规定都凭票报销，这样避免做假行为，保证税务检查是对合理性的解释。
因为发票会佐证出差的真实性，发票上有出差的时间和地点显示。至于发票抬头，通行费发票基本是通用机打发票，没法打公司抬头，包括你公司自己的车辆也不可能打一个公司抬头，停车票定额发票为主更莫法打。加油票需要打印成公司抬头。
发票上其实也没有什么问题了。
企业所得税扣除方面，企业所得税规定与企业生产经营相关的合理费用都可以扣除，怎么算合理？我按照制度约定报销的费用，有制度，有报销规范，就是真实合理，扣除方面完全没有任何问题，也经得起检查。
个人所得税方面，这些费用都是员工发生的与企业生产经营有关的费用，和任职没有关系，性质等同于差旅费，个人觉得完全不需要代扣个人所得税。
以实际发生的费用来报销也不属于国税函2006年245号文中规定的取得的补贴收入，这仅仅是个人因公出差实际发生费用的报销而已。
税务的有些规定其实主要是堵塞税收漏洞，比如这个私车公用的漏洞。
1、税务局主要担心的风险就是通过凭票报销的方式发放人人有份的补贴，把工资变相的以这种方式发放，来规避个人所得税。所有有了245号文的规定。 2、担心虚报费用的方式来增加公司经营成本，偷逃企业所得税，比如用大量加油票来报销，都是虚假业务。所有需要审核你的业务真实合理性。
但是我们不能因为这个就觉得正常的经营业务制定制度报销就都是不能操作的，都要扣个税才对。
只要我们制度健全，费用合理，出差业务证据充分，我们又不是变相发补贴，又不是违规乱报销，那这种操作方式我觉得就能获得税务的认可，而不是一言不合都不行。
租车，签订租车协议的方式
好了，最后我们再来说说私车公用签订租赁合同的这个事情。
很多人一提到私车公用就说要签订租赁合同，要去代开发票。其实这仅仅是一方面，按照之前那两种处理方式，我完全没必要签订租赁合同啊，我的车都没租给公司，都是临时使用，一定期间的支配权都是我自己，晚上我就开回家了，我签那门子租赁合同呢?不是自找麻烦嘛，公司那么多人都这样操作财务非的被骂死不可！
如果车是公司的，那好说，资产是公司的，公司的车你就不能乱支配，开回家，周末到处开着玩就不行，公司的车发生的费用，包括保险、油费、停车费、洗车费等都可以据实报销。折旧也可以在公司费用列支。
公司没有车，在租车行租一个车，在租赁期间内，车的支配权是公司的，那使用期间的发生的与使用相关的过路费、停车费、洗车费按照租赁协议规定凭借合法凭证可以据实报销，这个完全没有问题。但是与车辆相关的保险、折旧那就不能报销，因为与车辆权属相关的费用租车行已经算到租赁费里面了，你再报销就不合理了。
那么公司对外租入一个车同公司租员工的车是不是一个道理？租法人的车是不是一个道理？
之前的两种方式算不算租？我觉得不算，车辆支配权在租赁期不完全是公司的，怎么能算租呢，你自己的车周末就开出去踏青了。如果是租给公司，那就得下班就停放在公司，在租赁期间只能因公使用。如果这种也签订个租车协议让员工去开发票，那平时怎么区分这个车用的油费那些是他自己用的，那些是因租车用的？
所以，之前问题2中的法人的车，长期停放公司使用，报销的费用，就可以参照签订租赁协议方式进行，协议规定权利义务，报销相关使用的费用。而租赁费部分，法人应该凭合同代开增值税发票给公司入账。
协议怎么签？这个没有统一的格式，无非就是规定好租赁期间，费用以及相关的权利义务。注意，不是你签订了协议就可以肆意妄为的报销费用了，合理性也很重要，什么是合理性？根据公司规模，车辆的正常行驶油耗一个月能用多少费用，这个就是合理性。
日常生活中，我们会遇到很多经济业务类型，书本上很多时候都没法找到标准答案，特别是在现在这种经济社会，业务模式多种多样，新业务层出不穷，我们更要学会思考变通，不要以财务固有思维来卡死业务的发展，而是在业务的多元化下积极寻找财务的支持，尽量规避业务发展的风险。这也是管理会计的方向。提供决策支持。
对于私车公用这个话题，也不要一见到就说必须签协议，必须扣个税之类的话，要多思考，找到一个行之有效且不违反税法的做法，同时加强和税务的沟通，获得事前的共识！
以上的思考都是个人意见，实际中可能存在差异，仅做参考。当然也欢迎留言讨论，写这个主要就是最近网友留言中太多涉及私车公用了，这里统一做个自我思考的回复。希望有所帮助。
也希望你多在公众号文章下留言问题，说不定那天我就总结一篇出来就是你问的问题。
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